N.B.: Waar je welke kosten in kan voeren is afhankelijk van je configuratie.
De financiële administratie van projecten en programma's vormt de basis voor het sturen van projecten, programma's en portfolio's op geld. In de Principal Toolbox vormt het "financieel grid" de basis voor het monitoren van reserveringen, budgetten, bestedingen en prognose van projecten.
De rapport cyclus tussen projecten, programma's en portfolio's gebruik je om financiële informatie uit te wisselen. Dit proces is op verschillende manieren te configureren. Een veelvoorkomend scenario is:
•Budgetten vanuit het portfolio bekend maken aan projecten of programma's
•Daadwerkelijke bestedingen van projecten importeren vanuit een financieel systeem (mogelijk deels vanuit de tijdregistratie module).
•Prognoses per project of programma rapporten aan het portfolio
Elk portfolio en project heeft het tabblad Financieel. Dit geeft een overzicht van de financiën van de projecten of programma's in het portfolio: het financieel grid. Dit grid toont budgetten, bestedingen, etc. per financiële periode (jaar, kwartaal of maand). In een project is het financieel grid te vinden op het tabblad Financieel.
Het financieel grid is verdeeld in drie periodes:
•Alles voor de huidige financiële periode
•De huidige financiële periode
•Alles volgend na de huidige financiële periode
Deze informatie types zijn standaard in de Principal Toolbox:
•Besteed: Besteed gebruik je voor gerealiseerde kosten. Data kan je op verschillende manieren in deze kolom invoeren:
oHandmatig
oGeïmporteerd vanuit een financieel systeem
oGebaseerd op de module Tijdregistratie (in de Principal Toolbox kan je het tarief van resources linken wat er voor zorgt dat je de bestede uren in bestede kosten kan vertalen).
•Prognose: Prognose gebruik je voor de verwachte kosten van doorgaande projecten of programma's. Deze prognose wordt vaak ingevoerd door de projectmanager (in de portfoliorapportage) en weergegeven in het portfolio.
De project- of programmamanager geeft prognoses voor de huidige en opvolgende financiële periodes. Er zijn drie instellingen mogelijk voor het invoeren van de prognose voor de huidige periode:
oPrognose voor de resterende kosten van dit jaar,
oPrognose voor de resterende kosten per maand,
oPrognose voor de totale kosten gedurende het huidige jaar.
N.B.: Resterende kosten zijn de verwachte kosten vanaf de prognose startdatum tot het einde van de huidige financiële periode. De prognose startdatum wordt automatisch vastgesteld wanneer een rapportage verzoek wordt gestuurd vanuit het portfolio en kan je handmatig wijzigen.
N.B.: Ideeën hebben geen projectmanager. De portfoliomanager kan prognoses aan de portfoliozijde invoeren, waardoor hij de totale prognose kan vergelijken met de totale gereserveerde kosten.
•Verplicht: Verplichte kosten zijn investeringen die al gemaakt zijn en op geen enkele manier kunnen worden teruggedraaid, alsmede toezeggingen die al gemaakt zijn waar het bedrijf niet meer onderuit kan. De kolom Verplicht gebruik je om de toezeggingen en verplichten vast te leggen voor doorlopende projecten en programma's. Deze worden meestal geïmporteerd vanuit het financiële systeem maar kan je ook handmatig invoeren.
•Gereserveerd/opbrengst: De kolom Opbrengst gebruik je voor kosten die nog niet zijn vrijgegeven. Deze kolom wordt vaak ingevoerd door de portfoliomanager. Vanuit de reservering, kan het budget geleidelijk worden vrijgegeven aan de project- of programmamanager. De kolom opbrengst kan ook gebruikt worden om reserveringen voor de initiatieven van het volgende jaar in te voeren. Gedurende het jaar kan je bestedingen en prognoses vergelijken met de reserveringen.
•Budget: De kolom Budget wordt gebruikt voor het goedgekeurde project of programma budget. Dit budget wordt vaak ingevoerd in het portfolio en is zichtbaar voor de project- of programmamanager. Je kan de kolom Budget ook gebruiken om het budget per fase 'vrij te geven'.
•Geschat: De kolom Geschat toont de resultaten van de volgende berekening; Geschat = Besteed + prognose voor de huidige financiële periode.
•EAC: De kolom EAC toont de resultaten van de volgende berekening; EAC = {som van alle kosten voor de prognose startdatum} + {som van alle prognoses na de prognose startdatum}
N.B. : De EAC berekening negeert kosten met een boekingsdatum op of na de prognose startdatum.
N.B. : De prognose startdatum kan verschillen per project en is afhankelijk van het laatst gepubliceerde rapportageverzoek. De inhoud van de kolommen Afwijking en EAC is gebaseerd op de prognose startdatum van het project of programma zelf.
Je kan de beschikbaarheid en het gedrag van de kolommen in het financieel grid aanpassen. Ook kan je tijdschalen van de voorgaande, huidige en opvolgende financiële periodes instellen en aanpassen welke financiële categorieën gebruikt kunnen worden.
•De kolom Afwijking toont het overgebleven budget gebaseerd op de volgende berekening: Afwijking = Budget - EAC.
Voorbeeld Financieel Grid
In het financieel grid kan je project of programma financiën weergeven met gebruik van financiële categorieën (bijvoorbeeld CAPEX, OPEX, hardware, software, etc.)
Klik op bewerken (rechtsboven) en klik op het '+' icoon om financiële categorieën toe te voegen aan een project. Met de knop 
kan je ze verwijderen.