Voor het maken van een Automatisch rapport in de Principal Toolbox
Afhankelijk van je rol kan je Automatische rapporten maken in de Principal Toolbox. Voordat je het rapport maakt, overweeg eerst de volgende vragen:
•Wat is het doel van het rapport?
•Wie gaat het rapport gebruiken en welke beslissingen worden gebaseerd op het rapport?
•Waar in de Principal Toolbox moet dit rapport geplaatst worden? Is het een portfolio rapport, een project rapport, een report voor een resource pool, enzovoort. Het antwoord op deze vraag bepaalt op welke locatie je moet beginnen.
•Wat is de inhoud van het rapport? Welke informatie heb je nodig van de Principal Toolbox?
•Voor welke objecten bestaat de data?
Automatisch rapport in Excel maken
Dit is het meest gebruikte Automatische rapport type. De reden hiervoor is dat Excel veel mogelijkheden heeft om data van de Principal Toolbox weer te geven en te bewerken.
| Stap 1. | Begrijp het te maken rapport: welke data van de Principal Toolbox is nodig? |
| Stap 2. | In de Principal Toolbox, definieer weergaven die vereist zijn voor het rapport. Zie Werken met weergaven. |
| N.B.: in Automatische rapporten kan je alleen weergaven gebruiken die gemaakt zijn in de sectie Rapporten; je kan geen weergaven gebruiken die gemaakt zijn Overzichten N.B.: start de naam van de weergaven met "AR" om aan te geven dat het een view is die je gebruikt voor een Automatisch rapport; dit is een signaal dat deze weergaven niet mogen veranderen. |
| Stap 3. | Navigeer naar de locatie waar je een rapport wilt maken, navigeer naar de sectie Automatisch rapport, klik op  , een dialoogvenster verschijnt: |
Dialoogvenster Automatische rapporten aanpassen
| Stap 4. | In het dialoogvenster, klik op Download leeg sjabloon, open het Excel sjabloon en sta macro's toe, Excel toont nu een extra tabblad PTB: |
Extra tabblad PTB in het Excel sjabloon
| Stap 5. | Voeg vervolgens Principal Toolbox velden en weergaven toe aan het Excel Sjabloon: |
•Klik, in het Excel tabblad PTB, op Open Sleutelwoorden: een nieuw tabblad met sleutelwoorden opent in je browser. Of: Klik, in de sectie Automatische Rapporten, op , een dialoogvenster verschijnt, klik op Referentieveldenlijst, een dialoogvenster met sleutelwoorden verschijnt:
N.B.: het sleutelwoorden scherm heeft twee tabbladen: één voor velden en één voor weergaven.
•Klik op een sleutelwoord en sleep het naar Excel. Of: gebruik de rechter muisknop om te kopiëren en te plakken.
N.B.: een veld wordt weergegeven als een cel, een weergave als een tabel met een kop.
| Stap 6 | Formatteer de velden en tabellen in Excel en formatteer het rapport: |
•Velden: kan je direct formatteren.
•Tabel koppen: kan je direct formatteren.
•Tabel inhoud: kan je alleen formatteren in de eerste lege regel boven de tabel.
Verschil tussen het formatteren van de tabel kop en tabel inhoud.
N.B.: klik in het Excel tabblad PTB op Ververs data om te controleren of de opmaak goed overkomt in de gehele tabel
| Stap 7. | Wanneer het automatische rapport klaar is, klik in het Excel tabblad PTB op Opslaan als Sjabloon en een dialoogvenster opent. Voer de informatie in het dialoogvenster en klik op OK om het Automatische rapport op te slaan. |
| Stap 8. | Upload dan het Automatische Rapport naar de Principal Toolbox. Navigeer naar de locatie waar je het rapport wilt toevoegen en dan naar de sectie Automatische rapport. Klik op , een dialoogvenster opent. Klik op  , een dialoogvenster verschijnt: |
Dialoogvenster Voeg een Automatisch rapport toe
| Stap 9. | Klik Choose File om een opgeslagen rapport te selecteren, voeg de Omschrijving toe (zo wordt het rapport weergegeven), zorg ervoor dat het vakje Voeg dit document toe als automatisch rapport is aangekruist en klik op OK. Het automatische rapport is nu klaar voor gebruik. |
Automatisch rapport in Excel maken: het gebruik van Excel functies
In Excel kan je allerlei soorten acties uitvoeren op data van de Principal Toolbox. Hieronder staan een aantal voorbeelden en een aantal afwegingen die je moet maken wanneer je werkt met tabellen.
Formule toevoegen aan een regel
Stap 1. Voeg een nieuwe kolom toe voor of achter de kolommen in de weergave. In het voorbeeld hieronder wordt de kolom Budget toegevoegd - het is geen onderdeel van de weergave.
| Stap 2. | Plaats de formule in de nieuwe kolom in de eerste lege regel onder de tabel. |
| Stap 3. | Klik op Ververs data om de formule toe te passen op de hele tabel. |
Een formule toepassen in de eerste lege regel onder de weergave
Formule toevoegen aan een kolom
Stap 1. Plaats de formule in de regel onder de eerste lege regel onder de tabel
Stap 2. Let er op dat de formule ook de tabelkop moet omvatten!
Een formule toepassen op een kolom: de formule moet ook de tabel kop omvatten
Voorwaardelijke opmaak gebruiken
Het gebruik van voorwaardelijke opmaak in tabellen werkt hetzelfde als het toepassen van opmaak op tabellen: voeg de voorwaardelijke opmaak toe in de eerste lege regel onder de tabel; klik op Ververs data om de voorwaardelijke opmaak op de hele tabel toe te passen.
Draaitabellen gebruiken
Bij het gebruik van draaitabellen is er één aandachtspunt: let er op dat je bij het opgeven van het bereik de lege regel onder de tabel meeneemt!
Het bereik van een draaitabel selecteren: zorg ervoor dat de kop en de eerste lege regel onder de tabel altijd worden meegenomen
Werken met Tekst velden met aanvullende opmaak uit de Principal Toolbox
Principal Toolbox ondersteunt het gebruik van custom velden van het type Rich Text (Tekst met aanvullende opmaak). Wanneer je deze velden gebruikt in Automatische Rapporten, wordt niet alle formattering meegenomen:
•Vetgedrukt, cursief, onderstreepte tekst alsmede kleur, lettertype en regelbrekingen blijven behouden.
N.B.: Zowel shift-enter (regelbreking) als Enter (paragraaf) worden getoond als een regelbreking.
•Alle opsommingslijsten worden getoond als '-'
•Achtergrondkleur en horizontale lijnen worden niet behouden.
Let op: Wanneer je het sjabloon aanmaakt moet je de waarde van ParseRTF op true zetten onder Bestand > Info > Geavanceerde opties > Aangepast. Helaas werkt het niet met terugwerkende kracht op bestaande sjablonen.
Let op: In Automatische Excel Rapporten moet je Terugloop toepassen op de cellen waarvoor de formattering behouden moet worden. Anders raakt alle formattering verloren!